Punt Welzijn Goedbezig Weert Blog

Vrijwiligers vinden

Hieronder een overzicht van tips voor organisaties mbt het vinden en binden van vrijwilligers. Vragen hierover? Of behoefte om als organisatie hierover een keer te brainstormen met een consulent van het Servicepunt Vrijwilligers? Mail naar goedbezig@puntwelzijn.nl of bel 0495-697900.

Tips voor de werving van vrijwilligers

Als vrijwilligersorganisatie bent u altijd op zoek naar vrijwilligers. Hieronder diverse tips op het gebied van het werven van vrijwilligers en het opstellen van advertenties (vacatures) waarmee u vrijwilligers wilt werven.

Tip 1: Laat iedereen weten dat u nieuwe vrijwilligers zoekt
Zorg dat iedereen binnen de organisatie er zich van bewust is dat er vrijwilligers nodig zijn, en maak ze er verantwoordelijk voor. Wees duidelijk waarom er nieuwe vrijwilligers nodig zijn, dat maakt het ook makkelijker voor andere mensen binnen uw organisatie om mee te denken.

Tip 2: Werf selectief en maak evt een wervingsplan
Gaat u vrijwilligers werven, dan kan het handig zijn om eerst een kort wervingsplan op te stellen. Deze kan leiden tot concrete vrijwilligersvacatures waarvoor u gaat werven of leiden tot een meer globale werving, waarbij met mensen het gesprek wordt aangegaan over de mogelijkheden over en weer om iets voor elkaar te betekenen.

Met behulp van onderstaande checklist van vragen kan een wervingsplan worden gemaakt:

Algemeen

  • Welk beeld heeft de buitenwereld van ons?
  • Welke ervaringen hebben mensen uit onze omgeving met ons?
  • Welke doelgroepen bereiken we vaak niet? (jongeren, gezinnen, migranten, mensen met uitkering/in bijstand, gehandicapten...)
  • Welke wensen hebben zij?
  • Kunnen wij als organisatie aan die wensen tegemoet komen?

Waarvoor vrijwilligers werven?

Hierbij komen vragen aan de orde als:

  • Hoeveel mensen zijn er nodig?
  • Welk werk gaan ze doen?
  • Welke vaardigheden heeft de vrijwilliger nodig?
  • Hoeveel tijd en inzet wordt er gevraagd?

Doelgroep:

  • Welk type vrijwilligers zoeken we?
  • Waar zijn deze vrijwilligers te vinden?
  • Wat zijn hun kwaliteiten?
  • Wat spreekt deze mensen aan?

Aanbod:

  • Wat hebben we de vrijwilliger te bieden? (denk hierbij behalve aan ondersteuning, een enthousiaste vrijwilligersgroep, bepaalde uitdaging/mogelijkheden ook aan praktische zaken zoals werkruimte, toegang tot computer, printer, kopieerapparaat, koffie en thee faciliteiten, toegang tot gereedschap ed)
  • Wat zijn de uitdagingen?
  • Hoe is de begeleiding georganiseerd?
  • Welke eigen speelruimte hebben vrijwilligers?

Middelen:

Waar zitten de vrijwilligers? Hoe willen we ze bereiken?

  • Publiciteit of persoonlijke benadering?
  • Via welke kanalen kunnen we mensen bereiken? Denk vooral ook buiten het eigen

circuit en aan overige media (Midden Limburg actueel (TV en Radio),weertdegekste.nl). Bij het Servicepunt Vrijwilligers kunt u een perslijst opvragen van lokale en regionale pers-emailadressen om een persbericht aan te sturen. Heeft u nieuws over uw organisatie? Dan kunt u misschien wel aandacht vragen daarvoor via de nieuwe website www.hartvoorburgers.nl. Hier kunt u niet voor vrijwilligers werven maar u kunt dat wellicht wel in uw bericht noemen. De plaatselijke pers pakt boeiend nieuws van deze website op om er zelf berichtgeving over te doen.

Boodschap:

Wat willen we concreet vragen? Stellen we een advertentie/vacature op of gaan we mensen persoonlijk benaderen? Stellen we een advertentie op voor een specifieke taak of meer algemeen? In geval van een advertentie:

  • Formuleer in positieve en persoonlijke woorden de kernboodschap
  • Zet een advertentie op, denkend vanuit de mogelijke kandidaat
  • Wat vragen we van de vrijwilliger?
  • Wat hebben we te bieden?
  • Praktische informatie over contactpersoon en informatie

Organisatie:

Hoe ga je het organiseren? Hoeveel gaat het kosten? Kunnen we mensen uit de beoogde doelgroep betrekken bij het opstellen van ons wervingsplan? Bv jongeren van een Gilde opleiding of jongeren vanuit VO? Kunnen we onze huidige vrijwilligers betrekken bij de werving, bv door iedereen te vragen 1 bekende uit hun omgeving persoonlijk te benaderen voor vrijwilligerswerk?

  • Wanneer moet de publiciteit klaar zijn?
  • Wie gaat het schrijven en in orde maken?
  • Hoeveel kan en mag het kosten?
  • Wie spreekt met de mogelijke nieuwe vrijwilligers?
  • Evalueer de werving

Tip 3: Wees duidelijk in wat vrijwilligerswerk bij uw organisatie oplevert
Daarbij gaat het niet alleen om materiële beloningen zoals financiële vergoedingen of cadeautjes. Iedere vrijwilliger wil iets terug voor zijn vrijwilligerswerk, maar dat 'iets' is voor iedereen anders. Wees dus duidelijk in de reden waarom mensen juist bij uw organisatie vrijwilligerswerk zouden moeten doen. Mensen kunnen dan afwegen of uw organisatie bij hen past, of ze zich daaraan willen verbinden en of het hen oplevert wat ze van een organisatie verwachten als tegenprestatie voor hun inzet. Evalueer ook eens bij de huidige vrijwilligers of de waardering wel aansluit bij hun wensen, wellicht hebben zij goede tips om het ook voor nieuwe vrijwilligers aantrekkelijker te maken bij uw organisatie te komen werken.

Tip 4: Uw wervingsboodschap sluit aan bij uw nieuwe vrijwilliger

Vrijwilligers voelen zich positief aangesproken als zij gevraagd worden op basis van hun ervaringen of kennis die ze hebben, wanneer u aansluit bij dromen, wensen of specifieke beloningen of door persoonlijke relaties. Gaat u bij u zelf maar na, waardoor voelt u zich aangesproken?:

1.Uw buurman vraagt op een verjaardag of er iemand is die wil helpen behangen.

2.Uw buurman vraagt u om te helpen met behangen: hij vindt dat u in uw huis heel mooi heeft behangen en zou het bij hem thuis ook zo mooi willen krijgen.

Grote kans dat u zich bij optie 2 eerder voor uw buurman zult inzetten, dan bij optie 1. U wordt in optie 2 immers aangesproken op uw vaardigheden en kennis (van het behangen) en krijgt een compliment dat u het zo goed doet. Zo werkt het met het werven van vrijwilligers ook. U moet goed kunnen aangeven waarom u een specifieke vrijwilliger zoekt of wat u de vrijwilliger te bieden heeft. Het volstaat dus niet meer om in uw wervingsboodschap aan te geven waarvoor u vrijwilligers zoekt. U moet aangeven waarom de vrijwilliger bij u moet zijn!

Tip 5: Richt u niet alleen op een specifieke taak of vacature maar baseer de taak op de talenten en behoeften van de vrijwilliger.

Vrijwilligerswerk wordt pas interessant voor mensen als het meer is dan een verplichting of een opoffering; als ze er zelf ook iets aan hebben, in kwijt kunnen of voor terugkrijgen. Persoonlijke aandacht voor de achtergrond, motivatie, talenten en ambities van mensen zijn de sleutel tot succes voor de werving, bemiddeling en begeleiding van vrijwilligers.

Vanuit de motivatie, behoeften en talenten van de persoon kan vervolgens gebrainstormd worden over de mogelijkheden die er zijn voor die persoon om zich concreet voor uw organisatie in te zetten. Kortdurend, op proef, structureel, individueel of in groepsverband. Alle mogelijkheden zouden in een dergelijk gesprek nog open moeten zijn. Soms weten mensen zelf niet goed welke talenten ze hebben en waarvoor ze zich zouden willen en kunnen inzetten. Het is dan verstandig eerst met deze mensen op zoek te gaan naar de talenten/wensen/vaardigheden.

U kunt dan ook overwegen om een advertentie te maken die meer algemeen van aard is ipv specifiek gericht op een taak. Meer weten over het voeren van gesprekken gericht op deze methode? In het boek Focus op de vrijwilliger wordt hier dieper op ingegaan. Hierin wordt bijvoorbeeld het focusgesprek: Dit is een nieuwe vorm van het gebruikelijke begeleidingsgesprek. Het accent ligt nu op de behoeften en de ervaringen van de vrijwilliger, in plaats van op het belang van de organisatie.

Werft u wel specifiek op een taak, bedenk dan ook eens of deze opgeknipt kan worden in kleinere taken. En misschien kan 1 taak wel door twee mensen uitgevoerd worden, waardoor de tijdsbelasting een stuk minder en verantwoordelijkheid gedeeld kan worden. Dit geldt zeker voor bestuursfuncties die vaak heel goed op te knippen zijn.

Tip 6: Waar uw boodschap te lezen is, bepaalt wie het leest.
Zorg dat u weet wie u zoekt en zoek de mensen op de juiste plek. Als u van zwemmen houdt, dan moet u voor vrijwilligerswerk in het zwembad geen briefje ophangen in de bibliotheek. Een ander voorbeeld: zoekt u vrijwilligers om een website te bouwen of te onderhouden, vraag dan eens bij de opleidingen of bij wijkcentra waar de cursussen gehouden worden. Verspreid uw boodschap vooral ook via free publicity dus via een berichtje gericht aan de pers. Voeg een aansprekende foto toe (liefst landscape) voor plaatsing op de websites van de diverse pers (zoals weertactueel of weertdegekste), dan is de kans op plaatsing ook groter. Vraag niet alleen om vrijwilligers maar koppel de vraag naar vrijwilligers bv aan een aansprekend verhaal over hoe uw organisatie betrokken is bij de samenleving of aan een nieuw project van uw organisatie. En natuurlijk plaatst u een advertentie op www.goedbezigweert.nu als u vrijwilligers zoekt in Weert e.o.

Tip 7: Plaats uw vrijwilligersvacature in de vorm van een advertentie op www.goedbezigweert.nu

Elders vindt u een overzicht met tips om een advertentie te plaatsen op de website. Met goedbezigweert.nu kunt u overigens ook deelnemers werven voor (niet commerciële) activiteiten en in contact komen met andere organisaties en bedrijven omtrent kennis, materialen en netwerken (misschien kunt u bv eens aansluiten bij een bijeenkomst van een serviceclub en daar uw organisatie promoten, en meteen aangeven dat u nog vrijwilligers zoekt; of bezoek op netwerkbijeenkomsten van de Open Coffee, die ook adverteren via goedbezigweert en kom daar bv in concact met werkzoekenden die zich tijdelijk vrijwillig in willen zetten). Ook vindt u op deze website de activiteiten van het Vrijwilligerscollege Weert waaraan u en uw (potentiele) vrijwilligers kunnen deelnemen. Of wellicht kunt u een workshop organiseren via het Vrijwilligerscollege over datgene waar uw organisatie veel kennis over heeft en wat voor andere vrijwilligers in Weert interessant kan zijn. Dit is tevens een manier om nieuwe vrijwilligers enthousiast te maken voor uw organisatie.

Tip 8: Zorg dat u bereikbaar bent via uw website en email
Zorg dat uw website een visitekaartje is van uw organisatie. Denk ook aan bijhouden van uw evt facebookpagina en het plaatsen van twitter berichten. Werf ook vrijwilligers via uw social media, en vraag andere het bericht te delen of liken. Houd bv een kort interview met een vrijwilliger uit uw organisatie en zet quotes uit dit interview op uw social media en website en enthousiasmeer zo andere mensen.

Tip 9: Voor iedere goede vrijwilliger is een passende klus te vinden
Wat als u een goede gemotiveerde vrijwilliger heeft gevonden, maar geen geschikte klus? Stuurt u de vrijwilliger weer naar huis, of gaat u op zoek naar een passende klus? Wees creatief in de klussen! Wellicht ligt er al heel lang een ander klusje te wachten om aangepakt te worden.

Tip 10: Sta open voor kortdurend vrijwilligerswerk

Verwacht u dat een vrijwilliger zich voor lange tijd (meerdere jaren bv) bij uw organisatie aansluit? Waarom is dit? Kunt u ook open staan voor vrijwilligerswerk op projectbasis of voor korte tijd? Hiermee kunt u wellicht mensen naar uw organisatie trekken die er tegenop zien zich voor langere tijd te binden of die daar om welke reden dan ook niet aan kunnen voldoen (deel van het jaar in het buitenland, werkzoekend, vluchteling, jongere die over een jaar gaat studeren enz).

Tip 11: Meld jaarlijks een klus aan bij NLDOET

Een klus voor een of twee dagen (doorgaans in maart) die door iedereen ‘geclaimd’ kan worden via www.nldoet.nl en waarmee uw organisatie onder de aandacht komt, dat is NLDOET. Meldt u zich op tijd aan dat komt u in aanmerking voor ongeveer 400 euro bijdrage voor de klus, dat is mooi meegenomen. Met NLDOET kunt u in de picture komen bij mensen voor een dag en wie weet levert dit ook voor andere momenten in het jaar vrijwilligers op.

Tip 12: Laat zien wie u bent
Ben u bewust van het imago dat u als vrijwilligersorganisatie heeft. Vrijwilligers gaan eerder aan de slag bij een organisatie die ze al kennen, dan bij een onbekende organisatie. Laat zien wie u als organisatie bent door open dagen te organiseren of een leuke open activiteit!

Tip 13: Denk strategisch: als u iets voor kinderen organiseert, dan zijn de ouders ook snel te bereiken
Wanneer u op zoekt bent naar jongere vrijwilligers, dan is het lastig om ze binnen te krijgen. Een manier kan zijn om activiteiten voor de doelgroep te organiseren. Denk bijv. aan een museum: door speciaal aanbod voor jonge kinderen te maken, kwamen de jonge gezinnen ook een bezoek brengen.

Voor tips omtrent betrekken van jonge vrijwilligers verwijzen we graag naar de diverse publicaties van Movisie die gemaakt zijn ten tijde van en na de maatschappelijke stages

-          Verzilver de inzet van jongeren; een werkboek over het effect van jongeren op organisaties.

-          Klaar voor jongeren? De sneltest voor vrijwilligersorganisaties.

-          Motiveren is maatwerk! Beloning en motivatie voor jonge vrijwilligers.

-          Een belevenis creëren; maar van uw vrijwilligersactiviteit een beleving voor jongeren.

Tip 14: Jongeren zijn expert in jong zijn: maak daar gebruik van!

Een veelvoorkomend probleem bij vrijwilligersorganisaties is het formuleren of bedenken van leuke aantrekkelijke klussen. Zeker als de organisatie met nieuwe doelgroepen aan de slag wil, zoals scholieren (maatschappelijke stages), jongeren, allochtonen, gehandicapten etc. Ga niet alle klussen zelf bedenken, maar vraag mensen uit de betreffende doelgroep(en) te vragen om mee te denken. Zij weten zelf heel goed wat ze leuk vinden, wel of niet kunnen of mogen. Bovendien bespaart u zichzelf een vaak onmogelijke klus: u kunt niet weten wat scholieren van 14 leuk vinden; u kunt niet weten wat een gehandicapte wel en niet kan doen... Eenvoudigweg omdat u zelf (meer) niet tot de doelgroep behoort! Door mensen uit de doelgroep mee te laten denken, laat u zien dat u hen serieus neemt en dat is al een belangrijke stap in het binden van vrijwilligers.

Ook kunt u bijvoorbeeld als u jongeren wilt werven, een of meer studenten van bv de Gilde opleidingen vragen om een promotieplan te maken of marketingplan, gericht op het werven van jonge vrijwilligers (of andere doelgroepen). U kunt hierover altijd in overleg met een opleiding.

Tip 15: Geef nieuwe vrijwilligers een warm welkom
“Voordat we aan de slag mochten, moesten we een plan van aanpak schrijven over wat we wilden gaan doen. Dat werd drie keer afgekeurd, omdat ze het niet goed genoeg vonden” “Ik voelde me als vrijwilliger erg verloren de eerste weken; er was niemand die me echt opving of inwerkte. Ik hoorde er volstrekt niet bij” Iedere nieuwe vrijwilliger, is als het goed is een aanwinst voor de organisatie. Zorg er dan ook goed voor! Geef ze een warm welkom als ze voor het eerst komen; ontvang ze hartelijk, neem te tijd om even rustig kennis te maken en het takenpakket door te spreken, leg uit hoe de inwerkperiode er uit ziet en wat er van de vrijwilliger verwacht wordt. Belangrijk hierbij is dat er een duidelijk contactpersoon voor de nieuwe vrijwilliger(s) is; iemand die ze opvangt, waar ze terecht kunnen voor vragen en die de taken voor de nieuwe vrijwilliger coördineert. Dit om te voorkomen dat binnen de organisatie iedereen zich op de nieuwe vrijwilliger stort met klussen die opgepakt kunnen worden. Het komt maar al te vaak voor dat nieuwe vrijwilligers door meerdere mensen worden ‘geclaimd’ voor werkzaamheden. Als nieuweling vindt je vaak alles nog leuk, durf je misschien nog niet zo goed nee te zeggen en wordt je als snel in het diepe gegooid met te veel (vervelend) werk. De ideale basis om snel weer af te haken.

Tip 16: Laat u inspireren door internet of een internetcursus

Op de website van de vrijwilligerswerkacademie, http://www.vrijwilligerswerkacademie.nl/, kunnen mensen een internetcursus ‘Vrijwilligers vinden en binden’ volgen. Stap voor stap wordt het werven en begeleiden van vrijwilligers doorgenomen. Niet alleen wordt gesproken over het belang van de kwaliteiten van vrijwilligers maar ook over het belang van het voeren van een open kennismakingsgesprek om af te tasten wat een vrijwilliger het liefst wil doen en met welke motivatie. De cursus leidt direct tot een persoonlijk plan van aanpak.

De KNVB heeft twee filmpjes gemaakt ter inspiratie voor verenigingsbestuurders die werken aan hun vereniging. Ook andere verenigingen, zoals de scouting, reageren enthousiast op de tips en informatie in het filmpje. Voor meer informatie, zie
http://www.youtube.com/watch?v=Umomu_aDQ4w

http://www.youtube.com/watch?v=vrCHG-S0nyY&feature=player_embedded